En este proceso de aprendizaje analizamos, vemos, comparamos, observamos en detalle y tomamos nota. La idea es que en poco tiempo todos puedan organizar eventos en sus empresas o como sa
lida laboral.
Vamos a un ejemplo de un evento chico (140 participantes) pero complejo.
A veces las apariencias engañan y uno toma compromisos o presupuesta un evento sin tener una noción global de la responsabilidad que esto implica.
Si bien a muchos de ustedes los puede asustar 140 personas con una agenda de congreso regular, a simple vista parecería sencillo, juego de niños, “de taquito”!!
Vamos a este caso, se trata de una institución internacional y su congreso anual.
Tal vez muchos de ustedes que trabajan en instituciones, asociaciones, cámaras o son Organizadores Profesionales de Eventos, por eso el ejemplo bien vale la pena.
Recuerden siempre como punto de partida orden y anotación, así debe comenzar la primera reunión para poner a rodar esta “aparente” pequeña pelota que veremos se transforma en una bola de nieve.
Las “actas de reunión” tienen que ser un método internalizado, lo que se habla y se decide es enviado al superior o cliente para su conformidad.
El congreso dura 5 días, la sede: la Academia Nacional de la Historia, mas precisamente la sala de deliberaciones del histórico Congreso Nacional que funcionó allí desde 1864 hasta 1905 que tuvo la Argentina.(*)
Parece fantástico, solucionado el tema del lugar, pero cómo adaptar el recinto y las instalaciones de la Academia Nacional de la Historia a un evento de esta naturaleza, se necesitan tres salas para sesiones paralelas, un ámbito para la “secretaría del congreso” con: traductores y correctores de estilo, asistentes, todo para la elaboración de los documentos finales. Y el equipamiento tecnológico?
No eran 140 personas. . .algunos vienen con sus esposos o esposas (atención hoy debemos hablar de acompañantes) ah! entonces no son 140.
Esta Institución internacional cuyo presidente se relaciona con la OEA, tiene un idioma oficial, el francés, si bien muchos hablan inglés y poco del otro.
Es común que cuando hay una lengua oficial no siempre se maneje a la perfección y si hay que preparar documentos oficiales debe haber un corrector de estilo para armonizar y compatibilizar el inglés de India, el de Australia, el de Canadá y el Británico. El francés de Canadá con el Parisino.
Para evitar sorpresas de último momento y visualizar correctamente de principio a fin la actividad sugiero armar un cuadro en formato Excel esto les permitirá poner en evidencia superposición de actividades, tiempos de desplazamiento, etc.
El organizador puede delegar, pero el presidente de una institución, “como figura” no puede clonarse y hay que estar muy atento a ello.
Un cuadro en Excel les permitirá coordinar las actividades paralelas y ver en el papel los espacios disponibles, los desplazamientos, etc.
Y los acompañantes, dónde están? Bien aquí aparece otra actividad dentro de la actividad, lo que se conoce como “programa de señoras o acompañantes” tours de compras, visitas optativas, juegos de golf, conciertos, desfiles, museos. . . .
Y las recepciones oficiales, quienes van, cómo son??
No los voy a aturdir con tanta información, lo veremos en un siguiente paso.
Ahora los invito a recorrer nuevamente el texto a ensayar con una actividad que tengan prevista. Realizar una agenda en Excel hacer coincidir una actividad con otra. Practique con las actividades de sus hijos y la de su esposa o esposo (o acompañante!!) vea cómo funciona esto. Imagine que viene una tía de Alemania (50), casada con un italiano(52) más sus tres hijos varones (para hacerlo fácil) (15, 13, 11), cómo imagina una semanita de sus parientes en su casa, cómo hará coordinar sus agendas con las de usted y su familia, qué hará con los chicos, piense tres propuestas, sea crítico. Bucee, busque información, costos. Sea creativo.
Llegue hasta ahí, no quiera dar el paso más largo que lo que da la pierna.
Hasta la próxima y a trabajar!!
lida laboral.Vamos a un ejemplo de un evento chico (140 participantes) pero complejo.
A veces las apariencias engañan y uno toma compromisos o presupuesta un evento sin tener una noción global de la responsabilidad que esto implica.
Si bien a muchos de ustedes los puede asustar 140 personas con una agenda de congreso regular, a simple vista parecería sencillo, juego de niños, “de taquito”!!
Vamos a este caso, se trata de una institución internacional y su congreso anual.
Tal vez muchos de ustedes que trabajan en instituciones, asociaciones, cámaras o son Organizadores Profesionales de Eventos, por eso el ejemplo bien vale la pena.
Recuerden siempre como punto de partida orden y anotación, así debe comenzar la primera reunión para poner a rodar esta “aparente” pequeña pelota que veremos se transforma en una bola de nieve.
Las “actas de reunión” tienen que ser un método internalizado, lo que se habla y se decide es enviado al superior o cliente para su conformidad.
El congreso dura 5 días, la sede: la Academia Nacional de la Historia, mas precisamente la sala de deliberaciones del histórico Congreso Nacional que funcionó allí desde 1864 hasta 1905 que tuvo la Argentina.(*)
Parece fantástico, solucionado el tema del lugar, pero cómo adaptar el recinto y las instalaciones de la Academia Nacional de la Historia a un evento de esta naturaleza, se necesitan tres salas para sesiones paralelas, un ámbito para la “secretaría del congreso” con: traductores y correctores de estilo, asistentes, todo para la elaboración de los documentos finales. Y el equipamiento tecnológico?
No eran 140 personas. . .algunos vienen con sus esposos o esposas (atención hoy debemos hablar de acompañantes) ah! entonces no son 140.
Esta Institución internacional cuyo presidente se relaciona con la OEA, tiene un idioma oficial, el francés, si bien muchos hablan inglés y poco del otro.
Es común que cuando hay una lengua oficial no siempre se maneje a la perfección y si hay que preparar documentos oficiales debe haber un corrector de estilo para armonizar y compatibilizar el inglés de India, el de Australia, el de Canadá y el Británico. El francés de Canadá con el Parisino.
Para evitar sorpresas de último momento y visualizar correctamente de principio a fin la actividad sugiero armar un cuadro en formato Excel esto les permitirá poner en evidencia superposición de actividades, tiempos de desplazamiento, etc.
El organizador puede delegar, pero el presidente de una institución, “como figura” no puede clonarse y hay que estar muy atento a ello.
Un cuadro en Excel les permitirá coordinar las actividades paralelas y ver en el papel los espacios disponibles, los desplazamientos, etc.
Y los acompañantes, dónde están? Bien aquí aparece otra actividad dentro de la actividad, lo que se conoce como “programa de señoras o acompañantes” tours de compras, visitas optativas, juegos de golf, conciertos, desfiles, museos. . . .
Y las recepciones oficiales, quienes van, cómo son??
No los voy a aturdir con tanta información, lo veremos en un siguiente paso.
Ahora los invito a recorrer nuevamente el texto a ensayar con una actividad que tengan prevista. Realizar una agenda en Excel hacer coincidir una actividad con otra. Practique con las actividades de sus hijos y la de su esposa o esposo (o acompañante!!) vea cómo funciona esto. Imagine que viene una tía de Alemania (50), casada con un italiano(52) más sus tres hijos varones (para hacerlo fácil) (15, 13, 11), cómo imagina una semanita de sus parientes en su casa, cómo hará coordinar sus agendas con las de usted y su familia, qué hará con los chicos, piense tres propuestas, sea crítico. Bucee, busque información, costos. Sea creativo.
Llegue hasta ahí, no quiera dar el paso más largo que lo que da la pierna.
Hasta la próxima y a trabajar!!
(*) La Academia Nacional de la Historia está ubicada en la esquina de las calles Balcarce e Hipólito Irigoyen. El actual edificio de la AFIP "abrazo y cobija" a la histórica sala del Congreso a la que se puede acceder por Balcarce 139 consultando por visitas guiadas.
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