Chico, sencillo. Asociaciones y Cámaras: sorpresas

En qué nos metimos!! Esa frase es la que siempre escucho cuando aterrados por la responsabilidad ya asumida llaman.
Pudieron practicar lo planteado en la nota anterior, la supuesta visita de la tía de Alemania, casada con tres hijos. Si la sensación es que todo parece adorable hasta el día 3 en que uno desea llevarlos al aeropuerto, quiere decir que usted no está hecho para esto pero si usted descubre el día 3 que está algo cansado/a por las actividades pero la está pasando genial, entonces siga aquí, le aseguro que lo disfrutará!!

Vamos por más !!

Como tarea le había pedido que pensara en 3 programas alternativos para los chicos, que investigara precios, horarios, que viera cómo compatibilizar las actividades familiares y el trabajo. Esto no era arbitrario, sino que pretendía prepararlo para lo que sigue en el Congreso.

Veamos, tenemos 140 participantes de distintas nacionalidades, la mayoría visita por primera vez nuestro País. 45 acompañantes, todas señoras, también de diversos orígenes.
Generalmente un congreso se realiza con un año de anticipación y otros hasta con cinco años: hay que coordinar sedes, agendas de los disertantes, etc. Muchas veces hay postulaciones de distintos países y por tanto es necesario un análisis de factibilidad.
Con qué agencia de viajes trabaja?. Sabe si alguna vez su agencia trabajó en congresos, delegaciones?. Quién paga los pasajes? Se ofrecerá alguna reunión de agasajo oficial? Quién la brinda?

Estas son algunas de las preguntas y sólo alguna de las que deberá hacerse, por eso sea curioso, averigüe, agende.

Hasta aquí le diré que la agencia, con su supervisión, preparará un paquete pre congreso y otro post, además de la oferta de hoteles.
Nos detendremos en estos 3 puntos. Como verá todavía no llegamos al Congreso en sí mismo y. . .para serle sincero he salteado otros tantos pasos.

El pre Congreso. A veces el organizador quiere que los invitados socialicen antes del evento y la forma de motivar esto es con un tour previo, ejemplo Cataratas. En este caso especial Ruinas de San Ignacio constituye un punto especial a tener en cuenta dado el carácter de los visitantes.
Es bastante difícil que consiga guías multilingües por lo general el inglés es el idioma más común junto con el portugués.

(Olvidé preguntar cuántos idiomas habla usted: dos, tres, cuatro. . .si sólo habla español salga ya a aprender inglés, luego portugués y después algún otro, ya!!)

Ahora viene el primer rompecabezas que con una buena agencia de viajes lo resolverá fácilmente. Sus invitados, a diferencia de la tía de Alemania y familia, llegan en distintos vuelos horarios y días y entonces qué hacemos?
He aquí cuando se ponen en juego la experiencia del organizador. Ejemplo un día viernes deben estar todos los viajeros a la mañana para tomar su vuelo a Cataratas, de regreso harán de manera terrestre el tramo a San Ignacio con la visita y tomarán el vuelo desde Posadas.
Esto lo tienen que tener armado como engranaje de reloj. Siempre tenga una alternativa por si a algún pasajero se le retrasó el vuelo, por ejemplo.
Quiere decir que para salir un viernes por la mañana tienen todo el día jueves para llegar a Buenos Aires, alojarse por una noche y partir al día siguiente. Caso tuvieren algún problema con la llegada a Buenos Aires de algún vuelo, la alternativa San Pablo, Foz de Iguazú, Puerto Iguazú es otra alternativa.
Si usted envía con un año de anticipación toda la información, costos, opciones de hoteles, etc. tendrá el tiempo y la tranquilidad para cerrar reservas, confirmar precios en dólares, entre otras cosas.
Dejemos el pre tour aquí, no quiero abrumarlo con más temas.

Vayamos a los hoteles donde se alojarán durante la estadía. Buscaremos próximos a la sede del congreso para que se puedan desplazar a pié, es una opción. Otra es ubicar a todos en un solo hotel y disponer transfers.
Visite siempre los hoteles, las habitaciones de distintas categorías, revise los baños, placard, cerciórese que cuenten con cofre de seguridad y si el mismo tiene enchufe para dejar cargando la notebook por la noche, mejor aún.
Habrá comidas grupales en el hotel, no. Si las hubiere, coordine el menú pensando en una mesa buffet, recuerde que como los invitados tienen varias nacionalidades deberá atender a las costumbres culturales.
Va a colocar una nota de bienvenida en cada habitación firmada por el presidente de la Institución, habrá un ramo de flores para la señora del presidente internacional y una bandeja de quesos para el señor??
En otra entrega desarrollaré este aspecto de cortesía.
Hay hoteles 5 estrellas y otros, cielo nublado. Despeje su mirada.

El post tour en reglas generales es más libre. Se puede proponer a los visitantes un link de la agencia de viajes para ver la oferta. Por lo general una agencia acostumbrada a estos quehaceres desarrolla una página especial para el evento de su cliente y desde ella se puede acceder a la global, anote este tip y pregunte a su agencia cómo se manejan: las teletipos, telex y fax pasaron a la historia hoy todo es por Internet.
Imagine que no le propondría a su tía de Alemania ir a Bariloche, los paisajes son algo similares. Por eso a los extranjeros les encanta Salta-Jujuy; Glaciar Perito Moreno y Península de Valdés en época de ballenas. Quieren ver algo totalmente distinto a lo que tienen próximo, la tía de Alemania no haría 14.000 km. para ver más montañas nevadas y centros de sky ¿no?
El agente de viajes se ocupará de los pagos, preguntar el tema visas y coordinar ciertos horarios, luego el juego es todo suyo.
No se desanime!! Y parecía tan sencillo ¿no?

En el próximo encuentro, no metemos en el corazón del evento, la comida de gala y los otros agasajos.