Y llegó la comida de bienvenida

Estos son los momentos donde tenemos que ser muy detallistas y lo primero que debemos mirar es quiénes son nuestros invitados, qué nacionalidades tienen y qué tipo de hábitos alimenticios. Según estos parámetros podremos diseñar un menú y decidir el “formato” del agasajo.
Lo más conveniente cuando se trata de un evento internacional es preveer una mesa buffet en la cual los invitados puedas seleccionar sus platos y luego ubicarse en las mesas asignadas. Mesas asignadas? Y porqué ¿no sólo aspectos de jerarquía deben evaluarse, también los culturales, idiomas, afinidades, etc.

Parece simple, pero no lo es tanto.
Cuando en un congreso tenemos participantes de 57 países debemos tomarnos el tiempo necesario para analizar cada paso que demos.
Muy bien esta comida de honor fue realizada en el fantástico Salón Dorado de la Legislatura Porteña, el “City Hall” diríamos en inglés.
El lugar de estilo típicamente francés es muy bonito y está impecablemente mantenido. Recuerden siempre que nunca vamos a deslumbrar a un invitado europeo, le llamará la atención pero verá algo que en sus países de origen ya tienen, diríamos que es como a un Suizo llevarlo a Bariloche, es más de lo mismo ¿no? Con esto no quiero desmerecer nuestro patrimonio pero tampoco hacer demasiado alarde.
Llegó la hora de las palabras de bienvenida y. . .
No muchos funcionarios hablan idiomas y me atrevo a decir que algunos manejan el castellano con serias dificultados: errores ortográficos verbales.
Comentario aparte es aconsejable saber con tiempo quién vendrá, remitir información sobre la entidad, sugerir algunos temas con la persona de prensa. Facilitar su labor.
En caso el discurso de bienvenida fuere en castellano tenemos tres opciones básicas: repartir el texto inglés/francés por las mesas; hacer una interpretación consecutiva (es decir la persona pronuncia un párrafo y luego se traduce) o repartir auriculares a los invitados para una simultánea. Esto también comprende al anfitrión, es decir que cuando el invitado principal hable se deberá tener la misma consideración para con el dueño de casa.
En todos los casos “lo breve y bueno dos veces bueno”.

Pequeños puntos a recordar:
Recepción, acreditación, guardarropa, azafatas/asistentes de sala para ubicación (bilingües y trilingües), servicio médico.
Los arreglos florales de las mesas nunca deben tapar la visual del otro, tampoco deben hacerse con flores perfumadas. Evitar las velas no es un casamiento.
La vestimenta siempre se indica en la invitación, si no dice nada los hombres traje oscuro, camisa y corbata sobria, remarco que no es sinónimo aburrido sino de discreción. Las damas vestido largo o por debajo de la rodilla sobrio. Si por el contrario la invitación dijere gala o gran gala los hombres estarás de smoking y las mujeres de vestido largo. Recuerden que el smoking es una vestimenta de “fiesta” luego no es para ceremonia: misa. Para esos casos es el jacket poco común en nuestra vida mundana, no en cambio el smoking.
Hasta un próximo encuentro!!.

Chico, sencillo. Asociaciones y Cámaras: sorpresas

En qué nos metimos!! Esa frase es la que siempre escucho cuando aterrados por la responsabilidad ya asumida llaman.
Pudieron practicar lo planteado en la nota anterior, la supuesta visita de la tía de Alemania, casada con tres hijos. Si la sensación es que todo parece adorable hasta el día 3 en que uno desea llevarlos al aeropuerto, quiere decir que usted no está hecho para esto pero si usted descubre el día 3 que está algo cansado/a por las actividades pero la está pasando genial, entonces siga aquí, le aseguro que lo disfrutará!!

Vamos por más !!

Como tarea le había pedido que pensara en 3 programas alternativos para los chicos, que investigara precios, horarios, que viera cómo compatibilizar las actividades familiares y el trabajo. Esto no era arbitrario, sino que pretendía prepararlo para lo que sigue en el Congreso.

Veamos, tenemos 140 participantes de distintas nacionalidades, la mayoría visita por primera vez nuestro País. 45 acompañantes, todas señoras, también de diversos orígenes.
Generalmente un congreso se realiza con un año de anticipación y otros hasta con cinco años: hay que coordinar sedes, agendas de los disertantes, etc. Muchas veces hay postulaciones de distintos países y por tanto es necesario un análisis de factibilidad.
Con qué agencia de viajes trabaja?. Sabe si alguna vez su agencia trabajó en congresos, delegaciones?. Quién paga los pasajes? Se ofrecerá alguna reunión de agasajo oficial? Quién la brinda?

Estas son algunas de las preguntas y sólo alguna de las que deberá hacerse, por eso sea curioso, averigüe, agende.

Hasta aquí le diré que la agencia, con su supervisión, preparará un paquete pre congreso y otro post, además de la oferta de hoteles.
Nos detendremos en estos 3 puntos. Como verá todavía no llegamos al Congreso en sí mismo y. . .para serle sincero he salteado otros tantos pasos.

El pre Congreso. A veces el organizador quiere que los invitados socialicen antes del evento y la forma de motivar esto es con un tour previo, ejemplo Cataratas. En este caso especial Ruinas de San Ignacio constituye un punto especial a tener en cuenta dado el carácter de los visitantes.
Es bastante difícil que consiga guías multilingües por lo general el inglés es el idioma más común junto con el portugués.

(Olvidé preguntar cuántos idiomas habla usted: dos, tres, cuatro. . .si sólo habla español salga ya a aprender inglés, luego portugués y después algún otro, ya!!)

Ahora viene el primer rompecabezas que con una buena agencia de viajes lo resolverá fácilmente. Sus invitados, a diferencia de la tía de Alemania y familia, llegan en distintos vuelos horarios y días y entonces qué hacemos?
He aquí cuando se ponen en juego la experiencia del organizador. Ejemplo un día viernes deben estar todos los viajeros a la mañana para tomar su vuelo a Cataratas, de regreso harán de manera terrestre el tramo a San Ignacio con la visita y tomarán el vuelo desde Posadas.
Esto lo tienen que tener armado como engranaje de reloj. Siempre tenga una alternativa por si a algún pasajero se le retrasó el vuelo, por ejemplo.
Quiere decir que para salir un viernes por la mañana tienen todo el día jueves para llegar a Buenos Aires, alojarse por una noche y partir al día siguiente. Caso tuvieren algún problema con la llegada a Buenos Aires de algún vuelo, la alternativa San Pablo, Foz de Iguazú, Puerto Iguazú es otra alternativa.
Si usted envía con un año de anticipación toda la información, costos, opciones de hoteles, etc. tendrá el tiempo y la tranquilidad para cerrar reservas, confirmar precios en dólares, entre otras cosas.
Dejemos el pre tour aquí, no quiero abrumarlo con más temas.

Vayamos a los hoteles donde se alojarán durante la estadía. Buscaremos próximos a la sede del congreso para que se puedan desplazar a pié, es una opción. Otra es ubicar a todos en un solo hotel y disponer transfers.
Visite siempre los hoteles, las habitaciones de distintas categorías, revise los baños, placard, cerciórese que cuenten con cofre de seguridad y si el mismo tiene enchufe para dejar cargando la notebook por la noche, mejor aún.
Habrá comidas grupales en el hotel, no. Si las hubiere, coordine el menú pensando en una mesa buffet, recuerde que como los invitados tienen varias nacionalidades deberá atender a las costumbres culturales.
Va a colocar una nota de bienvenida en cada habitación firmada por el presidente de la Institución, habrá un ramo de flores para la señora del presidente internacional y una bandeja de quesos para el señor??
En otra entrega desarrollaré este aspecto de cortesía.
Hay hoteles 5 estrellas y otros, cielo nublado. Despeje su mirada.

El post tour en reglas generales es más libre. Se puede proponer a los visitantes un link de la agencia de viajes para ver la oferta. Por lo general una agencia acostumbrada a estos quehaceres desarrolla una página especial para el evento de su cliente y desde ella se puede acceder a la global, anote este tip y pregunte a su agencia cómo se manejan: las teletipos, telex y fax pasaron a la historia hoy todo es por Internet.
Imagine que no le propondría a su tía de Alemania ir a Bariloche, los paisajes son algo similares. Por eso a los extranjeros les encanta Salta-Jujuy; Glaciar Perito Moreno y Península de Valdés en época de ballenas. Quieren ver algo totalmente distinto a lo que tienen próximo, la tía de Alemania no haría 14.000 km. para ver más montañas nevadas y centros de sky ¿no?
El agente de viajes se ocupará de los pagos, preguntar el tema visas y coordinar ciertos horarios, luego el juego es todo suyo.
No se desanime!! Y parecía tan sencillo ¿no?

En el próximo encuentro, no metemos en el corazón del evento, la comida de gala y los otros agasajos.

Cuando Chico y Sencillo no son sinónimos

En este proceso de aprendizaje analizamos, vemos, comparamos, observamos en detalle y tomamos nota. La idea es que en poco tiempo todos puedan organizar eventos en sus empresas o como salida laboral.
Vamos a un ejemplo de un evento chico (140 participantes) pero complejo.
A veces las apariencias engañan y uno toma compromisos o presupuesta un evento sin tener una noción global de la responsabilidad que esto implica.
Si bien a muchos de ustedes los puede asustar 140 personas con una agenda de congreso regular, a simple vista parecería sencillo, juego de niños, “de taquito”!!
Vamos a este caso, se trata de una institución internacional y su congreso anual.
Tal vez muchos de ustedes que trabajan en instituciones, asociaciones, cámaras o son Organizadores Profesionales de Eventos, por eso el ejemplo bien vale la pena.
Recuerden siempre como punto de partida orden y anotación, así debe comenzar la primera reunión para poner a rodar esta “aparente” pequeña pelota que veremos se transforma en una bola de nieve.
Las “actas de reunión” tienen que ser un método internalizado, lo que se habla y se decide es enviado al superior o cliente para su conformidad.
El congreso dura 5 días, la sede: la Academia Nacional de la Historia, mas precisamente la sala de deliberaciones del histórico Congreso Nacional que funcionó allí desde 1864 hasta 1905 que tuvo la Argentina.(*)
Parece fantástico, solucionado el tema del lugar, pero cómo adaptar el recinto y las instalaciones de la Academia Nacional de la Historia a un evento de esta naturaleza, se necesitan tres salas para sesiones paralelas, un ámbito para la “secretaría del congreso” con: traductores y correctores de estilo, asistentes, todo para la elaboración de los documentos finales. Y el equipamiento tecnológico?
No eran 140 personas. . .algunos vienen con sus esposos o esposas (atención hoy debemos hablar de acompañantes) ah! entonces no son 140.
Esta Institución internacional cuyo presidente se relaciona con la OEA, tiene un idioma oficial, el francés, si bien muchos hablan inglés y poco del otro.
Es común que cuando hay una lengua oficial no siempre se maneje a la perfección y si hay que preparar documentos oficiales debe haber un corrector de estilo para armonizar y compatibilizar el inglés de India, el de Australia, el de Canadá y el Británico. El francés de Canadá con el Parisino.
Para evitar sorpresas de último momento y visualizar correctamente de principio a fin la actividad sugiero armar un cuadro en formato Excel esto les permitirá poner en evidencia superposición de actividades, tiempos de desplazamiento, etc.
El organizador puede delegar, pero el presidente de una institución, “como figura” no puede clonarse y hay que estar muy atento a ello.
Un cuadro en Excel les permitirá coordinar las actividades paralelas y ver en el papel los espacios disponibles, los desplazamientos, etc.
Y los acompañantes, dónde están? Bien aquí aparece otra actividad dentro de la actividad, lo que se conoce como “programa de señoras o acompañantes” tours de compras, visitas optativas, juegos de golf, conciertos, desfiles, museos. . . .
Y las recepciones oficiales, quienes van, cómo son??

No los voy a aturdir con tanta información, lo veremos en un siguiente paso.
Ahora los invito a recorrer nuevamente el texto a ensayar con una actividad que tengan prevista. Realizar una agenda en Excel hacer coincidir una actividad con otra. Practique con las actividades de sus hijos y la de su esposa o esposo (o acompañante!!) vea cómo funciona esto. Imagine que viene una tía de Alemania (50), casada con un italiano(52) más sus tres hijos varones (para hacerlo fácil) (15, 13, 11), cómo imagina una semanita de sus parientes en su casa, cómo hará coordinar sus agendas con las de usted y su familia, qué hará con los chicos, piense tres propuestas, sea crítico. Bucee, busque información, costos. Sea creativo.

Llegue hasta ahí, no quiera dar el paso más largo que lo que da la pierna.
Hasta la próxima y a trabajar!!

(*) La Academia Nacional de la Historia está ubicada en la esquina de las calles Balcarce e Hipólito Irigoyen. El actual edificio de la AFIP "abrazo y cobija" a la histórica sala del Congreso a la que se puede acceder por Balcarce 139 consultando por visitas guiadas.

Probándose: el auto examen

En mi otro blog ( http://negocioscongresosyexpos.blogspot.com/) hablaba sobre los primeros pasos que se deben dar para organizar eventos, animarse.
Siempre por la cabeza de los estudiantes pasa el mega evento y en esto, como en todo, hay que probarse de a poco, animarse al desafío.
Recuerden siempre que toda actividad de este tipo requiere manejo de gente: proveedores y participantes, ambos con reacciones no controlables: aquí 2 + 2 a veces es igual a 5!!. Por eso usted debe probarse como líder.
Líder es un Anglicismo (leader) y según la Real Academia Española es la: “persona a la que un grupo sigue reconociéndola como jefe u orientador”

El “jefe” es la cabeza principal de la organización y “orientador” en nuestro caso es el que dirige o encamina a alguien o algo con un fin determinado (el éxito de un evento).

Cómo se ve en el rol de Jefe y en el Orientador?, sea sincero con usted mismo.
Le propongo lo siguiente, pruébese, por ejemplo, en una fiesta de cumpleaños familiar. Cuando termine examine en detalle cada paso: desde la previa de invitar, preparar y comprar la comida, arreglar la casa, atender a los invitados, encaminar las distintas actividades: “ahora bailemos, ahora cortemos la torta”; un chico se manchó, otro se golpeó y hay que llamar a uno de los padres, falló un animador, no llegó la tía con las bebidas, etc. Al día siguiente luego de recuperarse del stress físico, analice cómo reaccionó en cada situación, su destreza para manejar el conflicto. Se sintió desbordado/a en algún momento? Cuál?. Si se repitiere la situación, cómo la remediaría. Qué aprendizaje sacó?
Liste en una columna las partes positivas y en otra las negativas.

Ahora vayamos al paso siguiente, usted es invitado a una reunión de trabajo o familiar. Por un minuto trate de abstraerse, mire su entorno. Con el tiempo y entrenamiento sus ojos serán scanners y esto será una mirada profesional automática.

Cuando regrese a su casa, haga también una lista, no sea complaciente, trate de recordar cada detalle: las flores, decoración, manteles, si el ambiente estaba ventilado; si la fiesta era familiar cómo estaba la casa, la presentación de la comida, el baño, el orden.

Aquí va una nota para ilustrar este punto. Un compañero de clase de uno de mis hijos vino a la hora de la “merienda” (formalmente decimos la hora del té, pero reservamos esta palabra para los niños). En la alacena había galletitas y unos muffins de supermercado, esos que vienen en una bolsa plástica todos juntos. Dispuse la mesa del comedor con un mantel, servilletas de papel, jarros con la chocolatada y los muffins (eran 9) en una badeja de acero cuadrada en tres filas de tres.
El chico vio eso y quedó sorprendido, obviamente los muffins le resultaron deliciosos y preguntó de dónde eran. Secreto!!
Con este sencillo ejemplo de la vida diaria vemos cómo podemos realzar sin costo alguno una comida. Tal vez el mismo plazo de ravioles del bar de la esquina presentado en un “restó” tiene un gusto distinto.
Juegue con eso, diviértase, de eso se trata. Sorprenda!!

Entrénese como observador, sea crítico con usted mismo y tolerante a la vez, será la única manera de aprender equilibradamente. Anímese!!!

ExpoChacra, el porqué de un éxito

Porqué tan exitosa?, cuáles son los secretos?, cómo se hace un suceso así?

Si bien hoy ha cambiado su nombre, sigue siendo el mismo modelo de evento, una mega exposición única en su tipo, hectáreas de exposición, miles y miles de visitantes.
Un año para preparar la muestra, un año en el cual “la naturaleza” también se mostrará: cultivos de distintos tipos (plots) tanto del organizador como de empresas de semillas y agroquímicos.
El back stage: preparar calles, hacer pozos de agua, tendido bajo tierra de una red eléctrica integral para toda la muestra, recuerden que estamos en el medio del campo. Preveer una zona de crecimiento y un área fija, ubicación de baños químicos, calles de servicio, accesos para camiones de gran porte con hacienda. Pista de aterrizaje con balizamiento: habrá llegadas de visitantes y también shows de destreza aérea y equipos de fumigación.
Un año a pleno trabajo en pleno campo, no es un predio cerrado.
La madre naturaleza puede jugarnos una mala pasada, habrá que tener un Plan “B” y “C”.
Cuánta gente trabaja: mucha!!
En Argentina se hacen exposiciones regionales de menor envergadura en cuanto a la cantidad de expositores y visitantes.
La logística de este mega evento sólo es comparable al Farm Progress Show de los Estados Unidos (31 de agosto al 2 de septiembre en Iowa), donde viajan muchos técnicos a realizar intercambios y conocer tendencias.
En Sudamérica el AgriShow que se realiza en la localidad de Ribeirão Preto, cerca de San Pablo, es una mini ExpoChacra dentro del predio de la universidad de agronomía y por tanto con mayor infraestructura.
Sin dudas ExpoChacra el “el master” de las expos en Argentina, los equipos que han trabajado en una instancia profesional de: comunicación, marketing y ventas realizaron un importante up-grade en su seniority.
Para aquellos que busquen desafíos mayores deberán hacer unos kilómetros.
Hoy todos quienes fueron mis colaboradores ocupan importantes posiciones dentro de cada una de sus especialidades.

El éxito. . .
Comenzó con una revista que se hizo exposición, lo que hace poco tiempo dio en llamarse “extensión de marca”: los medios de comunicación hacen sus propias exposiciones, corporizan el papel o la imagen de televisión.
Así podríamos hablar de la ExpoUtilísima, que tuve el gusto de dirigir, claro ejemplo del éxito de una señal televisiva llevada a la realidad.
ExpoManagement realizada por HSM, empresa argentina que se extendió por el mundo, creo luego una señal de televisión, Management TV, de excelente factura. Los diarios Clarín y Nación crearon sus áreas de “eventos”, editorial Perfíl hace otro tanto desde su revista Super Campo.
La nueva ExpoChacra es única, no tiene competencia ni forma que la haya. Los medios que la respaldan intimidan a cualquier otro organizador, los expositores quieren asegurar su inversión.


La difusión es excelente esto asegura gran repercusión mediática y en consecuencia un escenario político empresario que pocos eventos sectoriales pueden lograr.

Los secretos. . .
Como el mago no debe contar sus secretos para mantener el encanto, tampoco yo debo decirlos. La magia de un mega evento como estos sólo lo conocen quienes transitamos las bambalinas, quienes vimos cómo se hacía.
Tuve la suerte de trabajar en el SIAL de Paris (34 hectáreas bajo techo) y en Canadá, ver otras muestras en Alemania. Les aseguro que los recursos e infraestructura son muy distintos desde todo punto de vista.
Conducir un equipo multidisciplinario, no es fácil.

A lo largo de las próximas notas comenzaremos con el ABC en la organización e eventos, congresos y exposiciones por eso ECE.
Espero hayan tenido una agradable lectura y que se interesen en el resto de los artículos.